Boka möten: Hur man blir proffs på att boka möten

Innehållsförteckning

Vill du också bli proffs på att boka möten? Som säljare är det viktigt att du har ett system på plats för att effektivt boka möten med potentiella kunder och säkerställa att mötena faktiskt äger rum.

För att öka din träfffrekvens är det viktigt att ha struktur, disciplin och uppföljning. Många tycker att det är enkelt att boka möten, men i själva verket är det en mycket repetitiv och tidskrävande uppgift. Ibland kan timmar gå utan ett enda svar. Därför är det viktigt att bygga en strategi som gör det lättare att hålla sig motiverad. Låt oss hjälpa dig komma igång med vår guide och användbara tips för att boka möten!

Gör listor över personer att ringa till

För att lyckas med effektiv mötesbokning behöver du en färdig lista på personer och företag att ringa till. Listan kan vara specifik för ett visst geografiskt område, en viss bransch eller någon annan gruppering som är affärskritisk för din organisation. Det är viktigt att ditt säljteam har ett system på plats för hur man ska närma sig varje prospekt för att nå så många potentiella kunder som möjligt.

Det är alltid effektivt att segmentera listan utifrån relevanta kategorier. Det gör det lättare för mötesbokaren eller säljaren att förbereda sig för de utmaningar och situationer som kan uppstå när du är i kontakt med den aktuella kundgruppen.

För att göra saker lite mer strukturerade kan du sätta upp ett antal kriterier i ett CRM-system. Sedan kan du med en enkel sökning para ihop dina kriterier med aktuell företagsinformation för att hitta rätt företag, men också rätt personer inom företaget.

Kvalificerad mötesbokning med fokus på kundens behov

Vad avgör egentligen om en kund säger ja eller nej till ett möte? Förmodligen för att han eller hon tror att det här mötet kan lösa en utmaning eller ett problem. Så det är viktigt att innan du ringer för att sätta upp ett möte vet du exakt vad kunden har för behov. Du måste ha genomfört en behöver analys.

När du arbetar med segmenterade listor är det enkelt att göra en noggrann behovsanalys. Lista gemensamma nämnare för alla mottagare på listan.

Det kan ta lite tid att lära känna de olika kundgrupperna. Räkna inte med att schemalägga många möten under de första samtalen. Försök istället att lära känna dina potentiella kunder genom att ställa frågor som kan hjälpa dig att presentera ett övertygande erbjudande vid nästa samtal.

En effektiv strategi för att lära känna kunden och knyta kontakter är att besöka kunden. Du kan läsa mer om besöksbokning här.

Kalla samtal skript

Skriv ett säljmanus för dina kalla samtal, ta hänsyn till potentiella invändningar och skriv ner motargument. Tänk på att samtalet fortfarande ska vara naturligt, så du ska inte läsa ur minnet utan vara beredd på vad som kan dyka upp under samtalet.

Manuset du skriver sätter agendan för vart du vill att det kalla samtalet ska ta vägen. Det är upp till dig att identifiera kundens behov eller problem och uppmärksamma dem och sedan presentera en attraktiv lösning. Syftet med ditt säljmanus är att svara på kundens behov och utveckla en effektiv säljpitch. Först då kommer du att kunna visa det förtroende som behövs för att övertyga kunden?

Nu kanske du undrar vad ett kallt samtal är. Kalla samtal är när du ringer någon du inte har haft kontakt med tidigare. Många gånger har personen ingen direkt koppling till ditt företag eller det du säljer. Den potentiella kunden är helt enkelt inte förberedd på ditt samtal. Du kan läsa mer om kalla samtal och hur du ringer dem här.

Dags att boka ett möte!

Är du redo? Nu har du gjort alla nödvändiga förberedelser. Du har gjort en lista över aktuell företagsinformation, tagit fram en behovsanalys och förberett ett försäljningsmanus. Nästa steg är att faktiskt lyfta telefonen och ringa.

För att hjälpa dig att lyckas, här är några sista användbara tips för att boka möten:

  • Le under hela samtalet, även om personen inte kan se dig. Leende frigör endorfiner som håller dig lugn. Ett leende hörs också genom telefonen och kommer att få kunden att känna sig mer bekväm.
  • Hitta kundvärde i samtalet. Även om ditt mål är att boka så många möten som möjligt är det inte säkert att den potentiella kunden accepterar. Du kan dock alltid skapa värde för kunden, även i ett samtal som inte leder till ett schemalagt möte.
  • Ha ett tydligt mål för samtalet, utöver att boka ett möte såklart. Är det för att lära känna kunden bättre, bygga en viktig relation eller kanske öva inför nästa samtal inom samma kundgrupp? Det är helt upp till dig.

Glöm inte att utvärdera dina möten

Även om du inte ska tänka för mycket när du bokar möten och försöker ringa så många samtal (med förberedelse) som möjligt, är det också bra att utvärdera din säljteknik. Det är så du kommer att ta reda på vad som faktiskt fungerar och ger resultat, och vad som inte gör det. Det är viktigt att dina mötesbokningar håller hög kvalitet och att de leder till faktiska möten.

Analysera din träfffrekvens

För att förstå hur effektiv din mötesbokningsstrategi är och hur din träfffrekvens (antalet samtal som leder till möten) ser ut kan du använda följande beräkning:

Antal gjorda samtal / antal bokade möten = träfffrekvens för bokade möten.

Jämför din träfffrekvens med andra mötesbokare för att ta reda på om den är bra eller behöver förbättras. Det är dock viktigt att alltid försöka förbättra och utveckla sina strategier. Kom ihåg det vanliga försäljningsträning är avgörande för alla som arbetar med försäljning.

Hur många möten genomförs?

Bara för att det finns en schemalagd tid för ett möte betyder det inte att mötet kommer att äga rum. Mötet kan ställas om men också ställas in. Att analysera antalet genomförda möten är därför mycket viktigt. Ett möte som ställs in betyder inte nödvändigtvis att du har gjort ett dåligt jobb som mötesbokare. Det kan också vara relaterat till faktorer som:

  • Om kunden får en tydlig bekräftelse på att mötet är bokat.
  • Om kunden får en påminnelse om kommande möte.
  • Om kunden vet vad mötets agenda och syfte är.

I större städer som Stockholm kan det vara svårare att boka möten, eftersom det är stor konkurrens om kunderna. Öka chanserna att möten äger rum genom att schemalägga mötet på en tisdag, onsdag eller torsdag. Dessa är statistiskt sett de bästa dagarna för säljsamtal – men inte i alla branscher. Det kan också finnas tider på dygnet som fungerar bättre eller sämre. Våga utvärdera och förbättra din mötesbokningsstrategi för att förbättra dina resultat.

Det finns tjänster som hjälper företag att boka möten, men genom att följa våra tips och råd kan du slippa betala ett högt pris för att boka möten. Bli proffs genom att träna strukturerat arbete, lära dig användbara tekniker och utvärdera ditt arbete.

 

Simon Blanche

Simon Blanche